Thử nghiệm và bước đầu áp dụng chữ ký số trong Đoàn VPTW

Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong nâng cao hiệu quả công tác, đồng thời góp phần cải cách hành chính trong hoạt động, Đoàn Văn phòng Trung ương thử nghiệm và bước đầu áp dụng công nghệ chữ ký số trong việc phát hành các văn bản trên mạng.

Quản lý tài liệu trên Website Đoàn Văn phòng Trung ương

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản word, pdf…, hình ảnh…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ ký viết tay.

Một số ứng dụng công nghệ thông tin đang được áp dụng trong Đoàn Văn phòng Trung ương: Quản lý vận hành trang thông tin điện tử của Đoàn trên Internet; phần mềm quản lý văn bản; phần mềm quản lý đoàn viên; Gửi nhận, phát hành văn bản qua mạng (đăng tải trên website; qua phần mềm quản lý văn bản; gửi email)… (Tài liệu, văn bản được đăng tải trên Website Đoàn Văn phòng Trung ương: Vào Website http://doanvptw.dcs.vn -> Quản lý tài liệu. Địa chỉ là: http://doanvptw.dcs.vn/index.php/qun-ly-tai-liu).

Áp dụng chữ ký số trong Đoàn Văn phòng Trung ương: Thực hiện cải cách hành chính, đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin trong nâng cao hiệu quả hoạt động, Đoàn Văn phòng Trung ương đã thử nghiệm và bước đầu áp dụng chữ ký số. Việc áp dụng này đang được thực hiện ở khâu phát hành, đăng tải văn bản trên Website. Các văn bản được phát hành sẽ được chuyển thành tệp pdf và ký số. Chữ ký số được Ban Cơ yếu cấp cho các cá nhân có thẩm quyền.

(Có thể xem tại địa chỉ: http://doanvptw.dcs.vn/index.php/qun-ly-tai-liu/van-bn-di )

Một mẫu chữ ký số được ký trên văn bản do Đoàn Văn phòng Trung ương phát hành

Xem mô tả tài liệu trên Website

Một số khó khăn, hạn chế: Qua thời gian thử nghiệm và bước đầu áp dụng chữ ký số, chúng tôi thấy có một số khó khăn là: Chưa có hướng dẫn về thể thức văn bản ký số. Đoàn Văn phòng Trung ương là một tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, nên phải tuân theo các thể thức văn bản của Đoàn. Hiện tại thể thức văn bản (văn bản giấy thông thường) đã có hướng dẫn thống nhất, tuy nhiên thể thức văn bản điện tử thì chưa có. Ví dụ, chữ ký số phải có mẫu như thế nào, đóng dấu ở vị trí nào trên văn bản, ngoài chữ ký cho cá nhân thì có thể dùng chữ ký cho tổ chức được không,…

Một số hướng triển khai tiếp theo:
- Chờ các văn bản hướng dẫn về thể thức ban hành văn bản ký số. Trong quá trình đó, Đoàn Văn phòng Trung ương vẫn tiếp tục chủ động hoàn thiện các mẫu chữ ký số, cách thức ký số văn bản cho phù hợp.
- Tiếp tục thử nghiệm và áp dụng cập nhật cơ sở dữ liệu quản lý văn bản. Đoàn Văn phòng Trung ương đang xử dụng phần mềm Xử lý công văn trên nền Lotus  Notes để quản lý các văn bản, công văn đi đến. Trong thời gian tới, các văn bản phát hành thay vì được gắn các tệp thông thường sẽ được thay thế bằng các tệp có chữ ký số.
- Phát hành văn bản điện tử có chữ ký số đến các cơ sở đoàn trực thuộc thay thế cho các văn bản giấy. Đoàn Văn phòng Trung ương vẫn đồng thời phát hành các văn bản tới các cơ sở đoàn theo hai cách: giấy và tệp điện tử. Văn bản dạng giấy có giá trị pháp lý nhưng đến đích chậm hơn. Bản điện tử được chuyển đến đích nhanh chóng nhưng chỉ để khai thác nội dung trong khi đó chưa được đảm bảo tính pháp lý. Với những tính năng an toàn của chữ ký số, trong thời gian tới Đoàn Văn phòng Trung ương sẽ phát hành một số văn bản điện tử có chữ ký số thay thế cho văn bản giấy. Điều này đồng nghĩa với việc Đoàn Văn phòng Trung ương sẽ chỉ gửi (qua email) bản điện tử có chữ ký số mà không gửi kèm bản giấy như trước nữa.
- Tích cực triển khai, áp dụng công nghệ thông tin nói chung, ứng dụng bảo mật và chữ ký số nói riêng, góp phần cải cách hành chính trong hoạt động của Đoàn Văn phòng Trung ương.

Qua quá trình triển khai có thể thấy rằng mặc dù còn nhiều khó khăn, hạn chế nhưng việc áp dụng chữ ký số trong phát hành văn bản của Đoàn Văn phòng Trung ương đã đem lại những kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả công tác và nâng cao hiệu quả cải cách hành chính.

VT.